L’outil est prêt, le SIRH est paramétré, les process sont posés… mais sans adhésion des équipes, le projet peut vite perdre de sa valeur.
Former les utilisateurs est l’une des clés les plus sous-estimées — et pourtant les plus décisives — pour assurer le succès d’un projet RH digital.
Voici quelques conseils pratiques pour une adoption fluide, durable et motivante.
🗣️ 1. Commencer par bien communiquer
Avant même de parler de formation, il faut préparer le terrain. Une mauvaise surprise, un outil imposé sans explication, et c’est l’effet boomerang assuré.
À faire :
- Expliquer les objectifs du projet : ce que ça va changer, améliorer, simplifier.
- Montrer les gains concrets pour chaque profil utilisateur (RH, manager, salarié).
- Adopter un ton rassurant : « on va vous accompagner », « vous ne serez pas seuls ».
📌 Astuce : un webinaire d’annonce ou une courte vidéo interne peut suffire à poser les bases.
🧑🏫 2. Adapter la formation aux profils utilisateurs
Tous les collaborateurs n’ont pas les mêmes usages, ni les mêmes appétences pour le digital.
Il ne s’agit pas de former tout le monde de la même manière.
Segmenter les besoins :
- RH : besoins avancés (reporting, paramétrages, paie…)
- Managers : modules de validation (congés, entretiens, planning…)
- Salariés : usage simple (poser des congés, consulter un bulletin…)
Prévoir :
- Des sessions courtes et ciblées (30-45 min maximum),
- Des supports visuels clairs (guides, tutoriels, pas-à-pas),
- Et surtout… du temps pour poser des questions.
🧪 3. Favoriser la mise en pratique immédiate
Rien de tel qu’un exemple réel pour que la formation « rentre ».
Exemples :
- Poser ensemble un congé pendant la session,
- Simuler un entretien annuel,
- Accéder à son dossier salarié en ligne.
📌 Objectif : que chacun reparte avec une action concrète déjà réalisée sur la plateforme. Cela crée un effet de familiarité immédiat.
📢 4. Désigner des “référents” internes
Plutôt que de dépendre uniquement d’un prestataire, il est souvent utile d’avoir des ambassadeurs internes formés un peu plus en profondeur.
Ces référents peuvent :
- Aider leurs collègues au quotidien,
- Répondre aux petites questions,
- Remonter les besoins ou blocages aux RH.
➡️ Cela renforce la dynamique d’équipe et évite que les utilisateurs se sentent seuls face à l’outil.
📈 5. Mesurer, écouter, ajuster
Une fois l’outil en place, tout ne sera pas parfait du premier coup — et c’est normal. Il faut suivre l’adoption dans le temps.
À faire :
- Mesurer les connexions, les modules utilisés, les erreurs fréquentes.
- Envoyer un court questionnaire 1 mois après la formation.
- Prévoir un point de suivi ou une piqûre de rappel quelques semaines plus tard.
📌 Objectif : créer une culture d’amélioration continue.
✅ En résumé
Former ses équipes à un nouveau SIRH, ce n’est pas « juste » cocher une case. C’est donner aux collaborateurs les moyens de se sentir à l’aise, efficaces et impliqués dans leur environnement de travail.
Et quand c’est bien fait, tout le monde y gagne :
- Des RH libérés du support technique,
- Des managers autonomes,
- Et des salariés qui utilisent vraiment l’outil.
